Hoe ontwikkel je visie

 

Visie ontwikkelen is een niet gemakkelijke, maar wel extreem belangrijke exercitie, die je – als je het doet – in één keer goed moet doen. Doe je dat niet, dan heb je een groot probleem met de geloofwaardigheid van jezelf en het vertrouwen van de organisatie.

Het vereist:

• Zorgvuldige voorbereiding;
• Visioning workshop;
• Uitwerken van resultaten;

Daarnaast zijn er twee belangrijke aandachtspunten:

• Implementatieplan;
• Externe procesbegeleider.

Zorgvuldige voorbereiding

Het proces van visieontwikkeling vraagt zorgvuldige voorbereiding met de volgende stappen:

• de organisatie informeren over, en een sense of urgency creëren voor, het ontwikkelen van een visie;
• betrokkenen benoemen die de visie gaan (helpen) ontwikkelen;
• beschrijven van succesfactoren:
  • - toekomstige externe omgeving;
  • - toekomstige stakeholders en hun belangen;
  • - kernwaarden, competenties en passie;
• beleven, bespreken en beschrijven van de droom, de visie op een bijzonder succesvolle toekomst;
• vaststellen van de mijlpalen;
• visie document opstellen;
• communiceren en draagvlak creëren voor de visie;
• besluit nemen over korte-termijnacties waarmee de realisatie van de visie zichtbaar in gang wordt gezet.

Visioning workshop

Het ‘beleven, bespreken en beschrijven van de droom’ gebeurt in een visioning workshop. Deelnemers verplaatsen zich in de tijd vooruit en beleven hun droom. Zij vertellen elkaar hoe de gewenste toekomst er uit ziet, gebaseerd op kernwaarden, passie en competenties die intrinsiek in de organisatie aanwezig zijn. De één vult de ander aan, er wordt gefocust op de positieve elementen: het creatieve idee van de één wordt aangevuld door een ander. Kortom de groep raakt in een opwaartse spiraal van creatieve ideeën.

Deelnemers ontwikkelen ideeën in groepjes van 4-5. Alle ideeën worden genoteerd op flip-over. Groepjes presenteren de resultaten aan elkaar en integreren ideeën over de visie.

Het gemeenschappelijke toekomstbeeld wordt vervolgens vergeleken met het ‘verleden’, de dag waarop de visie tot stand kwam. De groep benoemt de mijlpalen en de tijdstippen waarop de mijlpalen plaatsvinden. Ook hier weer noteren de groepjes alles op flip-overs en presenteren hun ideeën over mijlpalen aan elkaar.

Het resultaat van de visioning workshop is een bonte verzameling van ideeën over de gewenste toekomst en de mijlpalen op weg daar naar toe, genoteerd op flip-overs.

Uitwerken van resultaten

Na de workshop is het zaak om de bonte verzameling van ideeën over de gewenste toekomst en de vereiste mijlpalen - genoteerd op flip-overs - uit te werken in een helder visie document.

De informatie uit de flip-overs wordt samengevat in een word-document conform een strakke structuur voor een visiedocument. Het concept-visiedocument wordt besproken met de deelnemers aan de visioning workshop. Tips ter verbetering worden doorgevoerd en dan is de visie vastgesteld.

Het visiedocument kent de volgende structuur:

1. Pilaren waarop de visie is gebouwd
2. Visie
3. Mijlpalenplan

Implementatieplan

Op basis van het mijlpalenplan uit het visiedocument worden projecten benoemd. Voor elke mijlpaal wordt een project vastgesteld met doel, resultaten, acties, team en timing. Op basis van het implementatieplan wordt de realisatie van de visie gemonitord en bijgestuurd.

Externe procesbegeleider

Het is verstandig om bij visieontwikkeling een onafhankelijke proces­begeleider in te zetten.

Deze zorgt voor een zorgvuldig proces, invulling van succesvoorwaarden en dat ideeën van eenieder worden gehoord en genoteerd. Deze is in staat lastige vragen te stellen / onderwerpen aan de orde te stellen. En - last but least - is bij uitstek geschikt om:

• een goed gestructureerd, overtuigend en helder visiedocument te helpen opstellen;
• een professioneel implementatieplan op te stellen.

 

 ‘Your future is whatever you make it, so make it a good one’ (Doc, back to the future)